Consulenza Modello di Organizzazione e Gestione ex D.Lgs 231/01

Per garantire il corretto funzionamento aziendale dal punto di vista della prevenzione dei reati costituisce poi momento non secondario l’adozione del Codice Etico, il quale accorpa e definisce i principi di condotta, ma anche ed in modo sempre più crescente di deontologia, dei quali è intriso il tessuto dell’Ente.   Da questo punto di vista svolgono un ruolo fondamentale all’interno del Codice Etico dell’Ente i valori aziendali, quali la mission, la responsabilità sociale, la responsabilità ambientale, i principi e valori di riferimento, nonché i c.d. principi di condotta nei rapporti con gli stakeholders, ossia con i clienti, con gli azionisti, con i collaboratori, con i fornitori nonché con la comunità.   Vi trova posto peraltro la disciplina della divulgazione delle informazioni, della tutela dei beni aziendali e della trasparenza contabile.   Tuttavia, a presidio della effettività del Codice etico, è necessario disciplinare l’attuazione ed il controllo del medesimo, oltre a prevederne l’aggiornamento; a tale scopo risulta imprescindibile l’adozione di un sistema sanzionatorio aziendale.

L’individuazione delle c.d. attività sensibili in rapporto al catalogo dei reati presupposto fornito dal d.lgs. 231/2001 risulta centrale ai fini della elaborazione del modello di organizzazione e gestione aziendale. In particolare vengono in evidenza sul punto le cc.dd. attività di risk assessment e risk management.   Il risk assessment costituisce il fulcro del processo di risk management; esso consiste in particolare nella misurazione e nella valutazione dei fattori di rischio identificati assegnando a ciascuno un valore di probabilita`, nonché un conseguente grado di impatto/ danno. In tal senso il rischio rappresenta la probabilita` che un evento od una azione possa determinare effetti pregiudizievoli per l’Ente ai sensi della normativa 231.   Per soddisfare tale requisito occorre analizzare il contesto aziendale di riferimento, onde procedere alla suddetta individuazione. Dalla identificazione delle attività sensibili deriva la conseguente valutazione dei presidi e dei centri di controllo già operanti nella struttura aziendale, nonché la predisposizione dei nuovi processi che si rendano necessari per la salvaguardia dell’Ente.   La mappatura delle c.d. attività a rischio presenta il fine ultimo di valutare l’adeguatezza della struttura organizzativa e gestionale dell’Ente rispetto alla prevenzione dei reati 231 e di implementare tutte le conseguenti misure funzionali a colmare eventuali carenze in tal senso.

Costituisce poi l’ultimo segmento del percorso di adeguamento dell’Ente alla disciplina 231 la predisposizione dei cc.dd. protocolli operativi, i quali impongono alle figure apicali dell’azienda ed ai relativi dipendenti obblighi di tipo tecnico-operativo, funzionali a garantire, al contempo, il raggiungimento delle finalità della normativa citata e degli obiettivi inerenti l’attività aziendale.   La definizione dei protocolli operativi avviene nelle aree inerenti la responsabilità da reato dell’Ente, e dunque, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nei settori delle assunzioni, dei flussi informativi verso l’ Organismo di Vigilanza, della sicurezza sui luoghi di lavoro, della elaborazione del bilancio d’esercizio, dell’acquisizione di beni e servizi, dei rapporti con la pubblica amministrazione, degli incassi di denaro contante e/o assegni, ma anche in materia informatica e per la sicurezza dei dati, nonché ambientale con riguardo all’attività di smaltimento rifiuti speciali e pericolosi.   In tale ultima fase è di primaria importanza la collaborazione del personale addetto alle diverse aree 231, ed è inoltre possibile affidare i relativi protocolli alle competenti figure interne all’Ente che risultassero eventualmente in possesso delle rispondenti capacità operative.

Secondo quanto disposto dal Decreto Legislativo n. 231/2001 l’Ente può essere esonerato dalla responsabilità conseguente alla commissione di reati  – presupposto se, tra le altre cose, il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del modello nonché di curare l’aggiornamento dello stesso sia stato affidato “a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo” (Art. 6, comma 1, lett. b), D.Lgs n. 231/2001), vale a dire l’Organismo di Vigilanza, e non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte di tale organismo (Art. 6, comma 1, lett. d), D.Lgs. n. 231/2001).  Verrà dunque istituito un Organismo di Vigilanza e verrà redatto il regolamento di funzionamento dello stesso all’interno del quale saranno previsti e disciplinati le funzioni ed i poteri dell’Organismo de quo.   Per quanto concerne, poi,  la composizione dell’Organismo di Vigilanza,  il Decreto Legislativo n. 231/2001 non contiene specifiche indicazioni a tal riguardo. L’ente può optare per una composizione monosoggettiva o plurisoggettiva dello stesso. In quest’ultimo caso,  possono essere nominati componenti dell’Organismo di Vigilanza sia soggetti interni che soggetti esterni all’ente purché, secondo quanto previsto dalla Linee Guida Confindustria “per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo. Ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231””, aggiornate al 2014, vengano rispettati i seguenti requisiti:

Autonomia ed indipendenza: è necessario, sotto tale profilo:

• evitare che all’ODV siano affidati dei compiti operativi che, rendendolo partecipe di decisioni dell’attività dell’ente potrebbero comprometterne la serenità di giudizio al momento delle verifiche;
• fare in modo che non vi siano condizionamenti, economici o personali da parte degli organi di vertice;
• inserire nel modello organizzativo delle cause di ineleggibilità e di decadenza dal ruolo di componenti dell’ODV, che garantiscano onorabilità, assenza di conflitti di interessi e di relazioni di parentela con i componenti degli organi sociali e con i vertici.

Professionalità:

• I soggetti nominati devono essere competenti in materia ispettiva e consulenziale ed essere altresì in grado di svolgere attività di campionamento statistico, analisi, valutazione e contenimento dei rischi, elaborazione e valutazione di questionari;
• Tra i componenti dell’Organismo di Vigilanza è opportuna la presenza di soggetti che abbiano competenze in ambito giuridico.

Continuità di azione: appare indispensabile, a tal riguardo:

• predisporre una struttura dedicata alla vigilanza sul modello organizzativo;
• Curare la documentazione relativa all’attività svolta.

Per fare in modo che il personale di direzione ed i dipendenti recepiscano compiutamente la normativa di riferimento, il Codice Etico, il Modello organizzativo, i Protocolli Operativi nonché i compiti e le funzioni dell’Organismo di Vigilanza sopra brevemente richiamati appare necessario predisporre degli appositi corsi di formazione.   Lo studio legale Domenico Russo si occupa della realizzazione di tali corsi di formazione in ambito 231, che saranno naturalmente differenziati  a seconda dei soggetti destinatari e della loro collocazione all’interno della struttura aziendale.